Comprendre l'obligation de facture électronique
L'obligation de facture électronique est simple : toutes les factures domestiques B2B devront être déposées sur un portail public de facturation (PPF) à partir de 2024 (grandes entreprises) et au plus tard en 2026 (TPE) sous la forme d'un flux structuré incluant des contrôles. Seules les factures déposées sur le PPF seront valides
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Se préparer à 2024 dans les meilleures conditions
Le respect de l'obligation dépasse la seule technique. Il faut s'intéresser aux processus et data pour continuer à facturer ses clients sans difficultés au delà de juillet 2024. En effet, seules les factures validées sur le portail public de facturation PPF seront recevables : il est nécessaire de s'assurer que vos factures seront bien validées
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Exploiter les bénéfices de la e-facture sans attendre 2024
La conformité réglementaire seule n'est pas suffisante pour avancer. Ce qui importe avec la facture électronique, c'est tout ce que vous allez pouvoir faire que vous ne pouviez pas faire avant. Une étude Qweeby montre que 30 à 40% des causes de retard sont liées à la transmission : La facture électronique met ces causes sous contrôle
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2024 : facture électronique obligatoire
11 milliards d'euros : c'est l'estimation de la fraude à la TVA. Pour lutter contre cela, l'Etat français rend la facture électronique obligatoire à compter de juillet 2024 pour les grandes entreprises puis juillet 2025 pour les PME et ETI et juillet 2026 pour les TPE. Pour les PME, ETI et TPE, il sera possible de se mettre en conformité avant l'échéance.
A ces dates, les factures B2B de ces entreprises devront systématiquement transiter via le portail public de facturation (PPF) sous la forme d'un flux de données. Ce dépôt sera assorti de contrôles pour vérifier la conformité de la facture, l'existence du destinataire ainsi que la cohérence des données.
Chaque entreprise pourra déposer ses factures sur le PPF manuellement ou via un prestataire (OD) ou recourir à un Prestataire de Dématérialisation Partenaire (PDP) dont le rôle sera de déposer la facture sur le PPF puis la transmettre au destinataire.
L'obligation 2024 concerne le B2B
Seront concernées toutes les factures échangées entre des assujettis fiscaux français, ce qui est nommé le B2B domestique. Cela complète les flux B2G (administrations publiques) déjà dématérialisés sur Chorus Portail Pro. Bien entendu le traitement sera unifié pour les entreprises concernées qui pourront tout traiter via le PPF sans devoir distinguer les 2 cas. Pour les entreprises concernées, les flux de factures électroniques existants via Chorus pourront demeurer le temps de les migrer sur le PPF.
Les flux de facturation hors périmètre "facture électronique obligatoire" seront gérés par du e-reporting. Ainsi les données de facturation liées à des flux B2C (clients particuliers) ou des assujettis hors France seront remontées à fréquence régulière sur le PPF via des fichiers de synthèse dits e-reporting.
Il en sera de même pour les informations de paiement (émis, pour le récepteur des factures électroniques, et reçu pour l'émetteur).
PPF, PDP... l'architecture de l'obligation
Le schéma retenu pour la transmission obligatoire des factures électroniques B2B est dit en Y. C'est à dire que les factures électroniques doivent être déposées sur la plateforme de l'administration : le Portail Public de Facturation (ou PPF) dans un format nommé "socle minimal" : la première branche du Y.
Elles peuvent lorsque nécessaire, être transmises en complément (la seconde branche du Y) vers le client via des Prestataires de Dématérialisation Partenaires, PDP, qui assurent la concordance entre la facture électronique déposée sur le PPF et la version transmise au PDP du destinataire dans un format différent du socle minimal.
Dans le cas où seule la première branche existe, l'émetteur doit déposer ses factures sur le PPF directement ou via un prestataire Opérateur de Dématérialisation, OD. L'OD , peut pas transmettre une facture électronique à un PDP.
Le socle minimal : la facture électronique
Toutes les factures entre assujettis français (B2B domestique) devront être déposées sur le PPF sous la forme d'un fichier de données comprenant des informations minimales. Des contrôles seront opérés sur les mentions obligatoires, l'existence du destinataire dans l'annuaire du PPF ainsi sur la cohérence de certaines données. Seules les factures qui passeront les contrôles seront valides et entreront dans la cycle de présentation au destinataire via le PPF ou le PDP.
3 formats de données sont admis : CII, UBL et FacturX. CII et UBL sont des formats de données purs ; ils n'incluent pas de visuel de la facture. Le format Factur-X inclut un visuel de la facture ce qui le rend adapté pour des traitement manuels ou automatiques.
Le format FacturX à utiliser devra être conforme Factur-X 1.0.06 (voir ici) sur le profil EN16931 ou supérieur.
L'obligation de facture électronique 2024 et les acteurs (PDP, PPF...) en 7 points clés
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Toutes les factures entre assujettis fiscaux français devront être transmises sous forme électronique à partir de juillet 2024 et au plus tard en 2026, selon la taille de l'entreprise émettrice. Il sera possible de devancer l'obligation sans attendre son échéance applicable
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La facture électronique prendra la forme d'un fichier CII ou UBL ou Factur-X déposé sur le Portail Public de Facturation (ou PPF) directement ou via un Prestataire de Dématérialisation Partenaire (ou PDP), et accepté par le PPF
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A partir du 1er juillet 2024, les factures électroniques déposées et acceptées sur le PPF ne pourront pas être refusées par les clients destinataires
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Les factures concernant des particuliers ou hors France feront l'objet de e-reporting régulier
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Les données de paiement (émis par le récepteur de la facture, et reçu par l'émetteur de la facture) feront l'objet d'un e-reporting régulier
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Les factures vers des administrations, actuellement traitées par Chorus, migreront sur le PPF mais le dispositif actuel perdurera pour assurer la compatibilité
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Toutes les entreprises pouvant recevoir des factures seront identifiées sur le PPF par le SIREN ou SIRET, avec éventuellement des codes routages complémentaires.
Qweeby vous accompagne, directement à partir de vos factures
Faisons le point pour anticiper la préparation de l'obligation de facture électronique
Identifiez les priorités et construisez votre planning
Comme souvent les difficultés et enjeux ne sont pas techniques. Ils sont plus dans les données et les processus.
Les factures électroniques sur le socle minimal seront contrôlées à leur prise en charge par le PPF sur l'identification du destinataire par son SIREN, son ou ses SIRET avec éventuellement des codes de routage complémentaires. Votre client sera-t-elle à jour ?
Pour établir le e-reporting un suivi régulier sera nécessaire et des comptes clients propres.
PPF ou PDP... comment gérer le socle minimal ?
Il sera possible de déposer toutes ses factures sur le PPF. L'offre de service sera limitée mais elle répondra aux besoins pour des volumes modestes. Pour des volumes plus importants il faudra automatiser les choses et recourir à un Opérateur de Dématérialisation (OD) ou un Prestataire de Dématérialisation Partenaire (PDP) si les attentes des clients dépassent le socle minimal.
Tous les ERP ne seront pas nativement prêts et certains PDP ou OD apporteront des services complémentaires.
Anticipez et se préparez pour limiter les impacts
Gérer manuellement quelques factures sur Chorus est possible, même avec les codes service sur un post-it.... Traiter manuellement toute votre facturation sera plus délicat.
Les impacts de traitement et les contraintes à sécuriser requièrent un minimum d'anticipation pour éviter que la facturation de juillet reste bloquée et que la trésorerie d'octobre soit compromise. Surtout dans le vent de panique, au coeur des congés d'été, que l'application de la réforme risque de provoquer, avec probablment des PDP et OD très sollicitiés
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Obligation 2024 : Les mots-clés a connaitre
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Les documents et liens utiles sur 2024
Nos infographies sur l'obligation 2024
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Préparez-vous avec le minimum de changement, Qweeby vous propose une solution simple et peu intrusive
Qweeby fonctionne déjà en PDP
Depuis sa création Qweeby manipule des flux de données. chaque facture prise en charge au format PDF est convertie en données, généralement en détail de ligne.
Depuis octobre 2020, Qweeby inclut la transformation du PDF au format Factur-X, un des formats du socle minimal attendu pour 2024, pour tous ses nouveaux clients.
Pour de nombreux destinataires, Qweeby assure la transmission au format EDI ou via des plateformes type e-procurement en gérant la diversité des formats et protocoles. Activité qui sera au coeur du rôle des PDP. De surcroit, pour nombre de destinataires structurés, Qweeby procède à des contrôles sur les données de facturation.
Le fonctionnement actuel de Qweeby est proche du fonctionnement attendu des PDP. Certains points du cahier des charges viennent compléter cela et devront être satisfaits d'ici 2024, mais les bases sont là et nous ferons le nécessaire pour être immatriculés.
Dès 2023 nous simulerons 2024
Le Factur-X fait partie dores et déjà du fonctionnement de Qweeby pour tous nos nouveaux clients depuis octobre 2020.
Pour accompagner nos clients, nous mettrons en place dès 2023 un fonctionnement identique aux contrôles du PPF. Cela permettra à nos utilisateurs de détecter, en amont de l'obligation, les imperfections de leur facturation.
Nos utilisateurs disposeront ainsi d'une année pour s'assurer que leurs factures électroniques ainsi que leurs données et leurs processus de gestion sont conformes aux attendus de juillet 2024. Les incidents possibles pourront être détectés et corrigés pendant cette période à blanc afin d'être totalement opérationnels en juillet 2024.
Nos conseils et recommandations
L'essentiel des difficultés et risques liés à la facture électronique obligatoire ne sont pas d'ordre technique. Ils sont dans les processus et les données. Deux exemples clés :
1- les destinataires des factures seront identifiés sur le PFF par leur SIREN ou des SIRETs ou SIRETs + code routage. Déposer une facture sur le PPF requiert de disposer de ces informations à jour. Siretiser un base client ne se fait pas en 2 minutes... surtout si en plus il faut recenser les éventuels codes routage attendus...
2- le e-reporting remontera des informations sur les paiements reçus. Pour qu'ils soit facile et limiter les impacts ou rejets, il faut que les données de base soient précises et claires. Des OD n'ont pas d'impact dans un outil "local" ; pas certain que le PPF les digère facilement.
Questions - Réponses
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Faisons le point et construisons ensemble votre planning
Contactez-nous pour échanger sur la mise en oeuvre de l'obligation de facture électronique
Faisons le point ensemble sur les bénéfices que vous pouvez obtenir
Simplifiez l'envoi de vos factures
Un seul envoi pour tous les destinataires
Interopérabilité, EDI, multidestinataires, gestion des rôles, regroupement hebdo ou quotidien, dépose FTP...
Partagez des documents et justificatifs
Associez des documents à chaque facture pour les partager avec vos clients. Moins de manipulation et de papier
Conservez vos factures en toute conformité
Toutes vos factures, y compris les doubles originaux des envois courrier, sont archivé en conformité fiscale
Adressez vos factures avec précision
Toutes les configurations sont traitées : centre payeur, tiers validateur, codes services ou contrats, établissements...
Suivez vos factures au plus près
Détectez dès l'envoi les factures non reçues
Des filtres multicritères vous permettent, sans attendre l'échéance, de vous assurer que les factures sont bien arrivées
Automatisez des alertes pour aller à l'essentiel
Gagnez en efficacité et améliorez votre suivi avec les alertes multicritères qui sécurisent la transmission
Systématisez les relances aux bons moment
Activez des scénarios par client pour attirer leur attention sur les échéances à respecter
Intervenez rapidement lorsque nécessaire
Toutes les étapes de la transmission sont tracées avec des points de contrôle pour identifier les actions requises
Travaillez mieux avec vos clients
Donnez un accès direct à vos clients
Vos clients ont un accès direct et sécurisé à leurs factures : ils sont autonomes et réduisent leurs sollicitations
Incitez vos clients à déclarer les litiges
Vos clients peuvent déclarer sans attendre l'échéance les litiges ou problèmes éventuels
Embarquez des services sur vos factures
Vos e-factures embarquent des services de paiement ou de recouvrement pour simplifier le quotidien de vos équipes
Placez les factures partout où nécessaire
Positionnez vos factures électronique partout où vous le désirez pour le confort de vos clients et collaborateurs
Bénéfice 1 : Interopérabilité
Qweeby s'adapte à toutes les attentes de vos clients. Directement à partir des factures issues de votre outil en place nous allons les distribuer comme chaque client les attend
Vous savez générer une facture PDF ? Nous en ferons de l'EDI, du Factur-X, du GS1 XML, du Chorus ou toute autre service de gestion de factures fournisseurs (SY-Cegedim, Coupa, Ariba, Generix...)
Bénéfice 2 : Productivité
Supprimer le support papier simplifie ou automatise des traitements manuels comme la mise à disposition de justificatifs, les tris, les envois multidestinataires...
Qweeby prend en charge les factures en sortie de votre facturation et s'occupe de trier, retenir les factures qui ne doivent pas partir, envoyer à N destinataires selon leurs rôles, gérer les pièces jointes...
Bénéfice 3 : Pilotage
Nos protocoles de transmission tracent les factures à chaque étape du parcours vers le paiement. Des jalons et des scénarios automatisés fiabilisent le suivi
Dès l'envoi vous avez de la visibilité sur la transmission des factures à vos clients. Vous activez des scénarios automatiques qui engagent des actions systématiques d'alerte ou de relance selon vos critères